ในการสั่งซื้อ นำเข้าสินค้าจากจีนผ่านแพลตฟอร์มช้อปปิ้งออนไลน์ต่าง ๆ โดยทั่วไปแล้วนักช้อปหลายคนอาจจะไม่ได้สนใจเรื่องของการเก็บรักษาเอกสาร หลักฐานใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อแต่ละครั้งไว้สักเท่าไหร่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสินค้านั้นเข้าเกณฑ์การได้ละเว้นภาษี หลายคนก็อาจจะรู้สึกว่าไม่มีความจำเป็นที่เราจะต้องเก็บหลักฐาน บิล ใบเสร็จรับเงินต่าง ๆ ไว้ แต่ทว่าในความเป็นจริงต้องบอกว่าเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องซะทีเดียว เพราะการเก็บหลักฐานในการสั่งซื้อ นำเข้าสินค้าจากจีนแต่ละครั้งไว้จะช่วยป้องกันปัญหา ความยุ่งยากต่าง ๆ ที่อาจตามมาในอนาคตได้ดีทีเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับนักช้อปที่เป็นพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ซึ่งนอกเหนือจากเรื่องของภาษีนำเข้าแล้ว ก็ยังมีเรื่องของบัญชี ภาษีเงินได้ให้ต้องจัดการในอนาคตอีกด้วย ในบทความนี้จึงจะพามาเช็คลิสต์ รายการหลักฐาน เอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าสินค้าจากจีนแต่ละครั้งที่เราควรเก็บรักษาเอาไว้ให้ได้ใช้เป็นแนวทางในการเลือกเก็บหลักฐานในการช้อปปิ้งแต่ละครั้งไว้กัน
บิล/ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยร้านค้า เอกสารในการนำเข้าสินค้าจากจีนอย่างแรกที่ควรเก็บรักษาไว้ และค่อนข้างมีประโยชน์ทั้งในส่วนของการทำบัญชี และใช้เป็นหลักฐานแสดงหากเกิดกรณีปัญหาใด ๆ ในภายหลังก็คือ บิล ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยร้านค้า ซึ่งมักจะถูกส่งมาพร้อมกล่องพัสดุสินค้าที่เราสั่งซื้อนั่นเอง โดยในบิลจะมีระบุรายการสินค้า มูลค่าสินค้าไว้ ข้อมูลตรงนี้จะช่วยให้พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์นำไปทำบัญชีรายรับ รายจ่ายได้ง่ายขึ้น ละได้ข้อมูลที่ถูกต้อง สำหรับนำไปยื่นแก่สรรพากรในอนาคต นอกจากนี้หากเกิดกรณีปัญหาใด ๆ ตัวอย่างเช่น การจัดสินค้าในรอบนั้น ๆ จากชิปปิ้งที่เราใช้บริการ เกิดมีสินค้าต้องห้าม สินค้าผิดกฎหมายติดมาด้วย เราก็สามารถใช้บิลดังกล่าวเป็นหลักฐานได้ว่าสินค้าที่เราสั่งนำเข้ามานั้นไม่ผิดกฎหมาย และเราไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับสินค้าชิ้นอื่น ๆ
ใบรับประกัน เอกสารรายการต่อมาที่ถือว่าค่อนข้างสำคัญสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ที่สั่งนำเข้าสินค้าจากจีน แต่ละครั้งในจำนวนมากชิ้นก็คือ ใบรับประกันสินค้านั่นเอง ซึ่งใบรับประกันที่มีการระบุข้อมูลสินค้า หมายเลขออเดอร์ไว้ชัดเจนจะช่วยให้เราแจ้งเคลมในกรณีที่สินค้ามีปัญหา ชำรุดกับทางแบรนด์สินค้า หรือร้านค้าได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้เราทราบด้วยว่าสินค้านั้น ๆ ที่เราสั่งนำเข้ามาเป็นการรับประกันจากทางร้านโดยตรง หรือรับประกันโดยแบรนด์ผู้ผลิตสินค้า เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจวางแผนนำเข้าสินค้าจากจีนในครั้งต่อ ๆ ไป
เอกสารการตรวจเช็คสินค้าจากด่านตรวจเช็ค อย่างที่ทราบกันดีว่าในการสั่งซื้อ นำเข้าสินค้าจากจีนแต่ละครั้งนั้น สินค้าจะถูกตรวจเช็คโดยด่านตรวจสินค้าที่ดำเนินการตรวจเช็คโดยศุลกากรของทั้งสองประเทศ(ไทย และจีน) ซึ่งในกรณีที่เรามีการนำเข้าสินค้าจากจีนคราวละมากชิ้น ศุลกากรของทั้งประเทศอาจมีสุ่มตรวจสินค้าจากลังสินค้าของเรา และออกใบรับรอง หลักฐานการชำระภาษีให้แก่ทางบริษัทขนส่ง หรือชิปปิ้งเจ้าที่เราใช้บริการ โดยหากได้รับเอกสารดังกล่าวนี้ก็ควรจะต้องเก็บรักษาไว้ และอาจนำข้อมูลการเสียภาษีมาประกอบการอ้างอิงการบันทึกบัญชีของร้านเรา
ใบเสร็จจากชิปปิ้ง เอกสารอีกหนึ่งรายการที่นักช้อป พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ที่สั่งนำเข้าสินค้าจากจีน หลายคนมองข้ามไป และเลือกที่จะโยนทิ้งถังขยะแทนการเก็บเอาไว้ ทั้งที่ในความเป็นจริงถือเป็นเอกสารที่มีประโยชน์ไม่น้อยเหมือนกันก็คือ ใบเสร็จรับเงินจากชิปปิ้ง หรือผู้ให้บริการนำเข้าสินค้าจากจีนนั่นเอง โดยข้อมูลในใบเสร็จจากชิปปิ้งจะช่วยให้เราทวนค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าขนส่งได้ง่ายขึ้น ทำให้บันทึกบัญชีร้านได้ง่ายขึ้นตามไปด้วย นอกจากนี้ยังจะช่วยให้เราทราบเรทราคา โปรโมชั่นต่าง ๆ ที่ได้รับจากทางชิปปิ้ง และใช้ในการเปรียบเทียบ เลือกหาชิปปิ้งนำเข้าสินค้าจาจีนสำหรับใช้บริการในครั้งต่อ ๆ ไป เพื่อให้ได้เรทราคาที่คุ้มค่ากว่าเดิมได้ด้วย
